Eine vollständige Mappe als PDF vorbereiten
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Eine Bewerbungsmappe oder eine Verwaltungsakte verlangt oft ein einziges PDF, leicht und ohne unnötige Angaben. Mehrere Schritte sind nötig, und ihre Reihenfolge zählt: Die richtige Reihenfolge erspart, sie zu wiederholen. Die Regel: zusammenfügen, bereinigen, komprimieren, dann schützen.
Die Mappe im Beispiel
Nehmen wir eine Mappe aus drei Dokumenten: ein einseitiger Brief, der einen Titel, einen Autor und Schlüsselwörter trägt; ein eingescanntes Heft mit 3 Seiten (3,7 MB); und vier Fotos, die bereits zu einem PDF zusammengefügt sind (3,8 MB), wie in Fotos oder Scans zu einem einzigen PDF zusammenfügen.
Der Ablauf und die Gewichte
| Schritt | Werkzeug | Seiten | Gewicht |
|---|---|---|---|
| Zusammenfügen | PDFs zusammenführen | 8 | 7,7 MB |
| Bereinigen | PDF bereinigen | 8 | 7,7 MB |
| Komprimieren, Stufe Mittel | PDF komprimieren | 8 | 3,1 MB |
| Schützen | PDF schützen | 8 | 3,1 MB |
Auf der Stufe Niedrig ergibt die Komprimierung 1,8 MB statt 3,1 MB. Die Wahl der Stufe hängt vom einzuhaltenden Limit ab, beschrieben in Ein PDF unter 2 MB, 1 MB oder 500 KB verkleinern.
Warum diese Reihenfolge
- Zuerst zusammenfügen: Die folgenden Schritte erfolgen dann nur einmal, an einer einzigen Datei. Die Reihenfolge der hinzugefügten Dateien ist die Reihenfolge der Mappe, wie in PDFs in der richtigen Reihenfolge zusammenführen.
- Nach dem Zusammenfügen bereinigen: Das Zusammenführen fügt der Datei selbst Informationen hinzu.
- Vor dem Schützen komprimieren: Ein geschütztes PDF lässt sich nicht mehr komprimieren oder bereinigen.
- Zuletzt schützen, da der Schutz die anderen Schritte blockiert.
Was die Bereinigung entfernt
Das Zusammenführen übernimmt weder Titel noch Autor noch Schlüsselwörter des Briefs. Es schreibt dafür den Namen der Engine, die es erzeugt hat, und Daten in die Datei. Nach der Bereinigung sind diese Felder leer: Titel, Autor, Betreff, Schlüsselwörter, Hersteller und Daten. Das Nähere steht in Ein PDF vor dem Teilen vorbereiten.
Wenn ein Schritt ein geschütztes PDF ablehnt
Bei einer geschützten Mappe brechen Komprimieren und Bereinigen mit einer Meldung ab: „Ce PDF est protégé par un mot de passe : retirez d'abord la protection avec Déverrouiller un PDF“. Das Zusammenfügen meldet seinerseits, das PDF sei möglicherweise ungültig oder geschützt. Um eine bereits geschützte Mappe wieder aufzunehmen, siehe Ein geschütztes PDF öffnen, dessen Passwort Sie kennen.
Der abschließende Schutz
Die geschützte Mappe öffnet sich mit dem gewählten Passwort und hat weiterhin dieselbe Seitenzahl. Bewahren Sie das Passwort getrennt von der Datei auf. Die Einstellungen sind in Ein PDF mit Passwort schützen, Grenzen und gute Gewohnheiten beschrieben.
Für welche Mappen
Eine Bewerbung, eine Mietmappe, ein Verwaltungsantrag oder eine Ausschreibung: mehrere Dokumente, die zu einem einzigen leichten, sauberen PDF zusammenkommen sollen.
Vor dem Senden prüfen
- Öffnen Sie die Mappe mit dem Passwort.
- Zählen Sie die Seiten: im Beispiel 1 + 3 + 4 = 8.
- Gehen Sie sie durch, um Reihenfolge und Lesbarkeit der Scans zu prüfen.
- Sehen Sie sich das Gewicht im Datei-Explorer an.
Häufige Fragen
- In welcher Reihenfolge fügt man zusammen, bereinigt, komprimiert und schützt?
- Zuerst zusammenfügen, bereinigen, komprimieren, dann zuletzt schützen. Ein geschütztes PDF lässt sich nicht mehr komprimieren oder bereinigen.
- Warum nach dem Zusammenfügen bereinigen?
- Das Zusammenführen fügt der Datei selbst Informationen hinzu, etwa den Namen der Engine und Daten.
- Was tun, wenn ein Schritt mein PDF ablehnt?
- Es ist wohl geschützt: Entfernen Sie zuerst den Schutz mit PDF entsperren.
- Wie wählt man die Komprimierungsstufe?
- Nach dem einzuhaltenden Limit, beschrieben im Leitfaden Ein PDF unter 2 MB, 1 MB oder 500 KB verkleinern.