Ein PDF vor dem Teilen vorbereiten
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Ein PDF enthält oft mehr, als man auf dem Bildschirm sieht: den Namen des Autors, das verwendete Programm, Daten, auf den Seiten hinterlassene Kommentare, manchmal sogar angehängte Dateien. Bevor Sie ein Dokument an einen Kunden, eine Behörde oder einen Unbekannten senden, sollten Sie wissen, was es mitführt.
Was sich in einer Datei verbirgt
Ein aus einer Textverarbeitung exportierter Brief enthält zum Beispiel:
- den Titel, den Autor, den Betreff und die Schlüsselwörter, etwa „Document1.docx“ und einen Benutzernamen;
- das Programm und den Hersteller des PDF, etwa „Microsoft Word“ und „Microsoft: Print To PDF“;
- die Erstellungs- und Änderungsdaten;
- einen Metadatenblock in XML, der manchmal den Autor wiederholt;
- die auf den Seiten angebrachten Kommentare;
- die Anhänge, zum Beispiel eine Datei mit internen Notizen.
Vor dem Teilen lesen
PDF-Metadaten lesen zeigt Titel, Autor, Betreff, Schlüsselwörter, Programm, Hersteller, Seitenzahl und Daten an. Es gibt auch an, ob die Datei einen XML-Block, Kommentare oder Anhänge enthält.
Bereinigen
PDF bereinigen löscht Titel, Autor, Betreff, Schlüsselwörter, Programm und Daten und entfernt den XML-Block und die Anhänge. Die auf den Seiten angebrachten Kommentare bleiben in der Datei: Prüfen Sie sie vor dem Senden in Ihrem Leser, wenn nötig einzeln.
Zuletzt verkleinern
PDF mit der Option „Metadaten entfernen“ zu komprimieren löscht beim Verkleinern der Bilder ebenfalls die Felder, die Daten und den XML-Block, behält aber die Anhänge und die Kommentare: Nur PDF bereinigen entfernt die Anhänge. Machen Sie das Verkleinern zum Schluss, um die Bereinigung nicht wiederholen zu müssen. Der Leitfaden Ein zu schweres PDF per E-Mail senden nennt die zu erwartenden Größen.
Das Ergebnis kontrollieren
- Lesen Sie die Datei mit PDF-Metadaten lesen erneut: kein Titel, kein Autor, kein Programm mehr.
- Öffnen Sie sie und gehen Sie die Seiten durch.
- Prüfen Sie die Kommentare.
- Behalten Sie das Original.
Für welche Sendungen
Ein Lebenslauf, ein Angebot, ein Bericht oder eine Bewerbung, an Unbekannte gesendet: Name des Autors, Programm, Daten, Kommentare und Anhänge lassen sich leicht auslesen. Eine Bereinigung dauert wenige Minuten.
Häufige Fragen
- Was enthält ein PDF außer dem, was man sieht?
- Einen Titel, einen Autor, einen Betreff, Schlüsselwörter, das Programm, die Daten, manchmal Kommentare, Anhänge und einen Metadatenblock in XML.
- Entfernt die Bereinigung die Kommentare?
- Nein, die auf den Seiten angebrachten Kommentare bleiben in der Datei: Prüfen Sie sie vor dem Senden in Ihrem Leser.
- In welcher Reihenfolge bereinigt und komprimiert man?
- Bereinigen Sie, dann verkleinern Sie zum Schluss, um den Schritt nicht zu wiederholen.
- Wie prüft man, dass die Bereinigung funktioniert hat?
- Lesen Sie die Datei mit PDF-Metadaten lesen erneut: kein Titel, kein Autor, kein Programm mehr.