Preparar um dossiê completo em PDF
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Um dossiê de candidatura ou um procedimento administrativo costuma pedir um único PDF, leve e livre de informações inúteis. Várias etapas são necessárias, e a ordem delas importa: a ordem certa evita refazê-las. A regra: montar, limpar, comprimir e depois proteger.
O dossiê do exemplo
Tomemos um dossiê feito de três documentos: uma carta de uma página, que traz um título, um autor e palavras-chave; um caderno digitalizado de 3 páginas (3,7 MB); e quatro fotos já montadas em um PDF (3,8 MB), como em Reunir fotos ou digitalizações em um único PDF.
O percurso e os pesos
| Etapa | Ferramenta | Páginas | Peso |
|---|---|---|---|
| Montar | Juntar PDFs | 8 | 7,7 MB |
| Limpar | Limpar PDF | 8 | 7,7 MB |
| Comprimir, nível Médio | Comprimir PDF | 8 | 3,1 MB |
| Proteger | Proteger PDF | 8 | 3,1 MB |
No nível Baixo, a compressão dá 1,8 MB em vez de 3,1 MB. A escolha do nível depende do limite a respeitar, detalhado em Reduzir um PDF para menos de 2 MB, 1 MB ou 500 KB.
Por que esta ordem
- Monte primeiro: as etapas seguintes são então feitas uma única vez, em um só arquivo. A ordem dos arquivos adicionados é a ordem do dossiê, como em Juntar PDFs na ordem certa.
- Limpe depois de montar: a própria junção adiciona informações ao arquivo.
- Comprima antes de proteger: um PDF protegido não pode mais ser comprimido nem limpo.
- Proteja por último, já que a proteção bloqueia as outras etapas.
O que a limpeza retira
A junção não leva o título, o autor nem as palavras-chave da carta. Em compensação, ela escreve no arquivo o nome do motor que o produziu e datas. Depois da limpeza, esses campos ficam vazios: o título, o autor, o assunto, as palavras-chave, o produtor e as datas. O detalhe está em Preparar um PDF antes de compartilhá-lo.
Quando uma etapa recusa um PDF protegido
Em um arquivo protegido, a compressão e a limpeza param com uma mensagem: «Ce PDF est protégé par un mot de passe : retirez d'abord la protection avec Déverrouiller un PDF». A montagem, por sua vez, diz que o PDF pode ser inválido ou protegido. Para retomar um arquivo já protegido, veja Abrir um PDF protegido cuja senha você conhece.
A proteção final
O arquivo protegido abre com a senha que você escolheu e continua com o mesmo número de páginas. Guarde a senha separada do arquivo. Os ajustes são descritos em Proteger um PDF com senha, limites e bons hábitos.
Para quais dossiês
Uma candidatura, um dossiê de aluguel, um pedido administrativo ou uma licitação: vários documentos a reunir em um único PDF leve e limpo.
Conferir antes de enviar
- Abra o arquivo com a senha.
- Conte as páginas: no exemplo, 1 + 3 + 4 = 8.
- Percorra-as para conferir a ordem e a legibilidade das digitalizações.
- Veja o peso no explorador de arquivos.
Perguntas frequentes
- Em que ordem montar, limpar, comprimir e proteger?
- Monte primeiro, limpe, comprima e proteja por último. Um PDF protegido não pode mais ser comprimido nem limpo.
- Por que limpar depois de montar?
- A própria junção adiciona informações ao arquivo, como o nome do motor e datas.
- E se uma etapa recusar meu PDF?
- Ele provavelmente está protegido: retire primeiro a proteção com Desbloquear PDF.
- Como escolher o nível de compressão?
- Conforme o limite a respeitar, detalhado no guia Reduzir um PDF para menos de 2 MB, 1 MB ou 500 KB.