Przygotowanie kompletnej teczki dokumentów w pliku PDF
Opublikowano · Zaktualizowano 2 min czytania
Teczka kandydata lub postępowanie administracyjne często wymaga jednego pliku PDF, lekkiego i pozbawionego zbędnych informacji. Potrzeba kilku kroków, a ich kolejność ma znaczenie: właściwa kolejność oszczędza powtarzania. Zasada: połączyć, oczyścić, skompresować, a potem zabezpieczyć.
Teczka z przykładu
Weźmy teczkę złożoną z trzech dokumentów: jednostronicowego listu, który niesie tytuł, autora i słowa kluczowe; zeskanowanego zeszytu na 3 strony (3,7 MB); oraz czterech zdjęć już złożonych w plik PDF (3,8 MB), jak w Łączenie zdjęć lub skanów w jeden plik PDF.
Droga i rozmiary
| Krok | Narzędzie | Strony | Rozmiar |
|---|---|---|---|
| Połącz | Połącz PDF | 8 | 7,7 MB |
| Oczyść | Wyczyść PDF | 8 | 7,7 MB |
| Skompresuj, poziom Średnia | Kompresuj PDF | 8 | 3,1 MB |
| Zabezpiecz | Zabezpiecz PDF | 8 | 3,1 MB |
Na poziomie Niska kompresja daje 1,8 MB zamiast 3,1 MB. Wybór poziomu zależy od limitu, który trzeba zachować, opisanego w Zmniejszanie pliku PDF poniżej 2 MB, 1 MB lub 500 KB.
Dlaczego ta kolejność
- Najpierw połącz: kolejne kroki wykonuje się wtedy tylko raz, na jednym pliku. Kolejność dodanych plików jest kolejnością teczki, jak w Łączenie plików PDF we właściwej kolejności.
- Oczyść po połączeniu: samo łączenie dodaje informacje do pliku.
- Skompresuj przed zabezpieczeniem: chroniony plik PDF nie może już być ani kompresowany, ani oczyszczany.
- Zabezpiecz na końcu, ponieważ ochrona blokuje pozostałe kroki.
Co usuwa oczyszczanie
Łączenie nie przenosi ani tytułu, ani autora, ani słów kluczowych listu. Zapisuje natomiast w pliku nazwę silnika, który go utworzył, i daty. Po oczyszczeniu te pola są puste: tytuł, autor, temat, słowa kluczowe, producent i daty. Szczegóły są w Przygotowanie pliku PDF przed udostępnieniem.
Gdy krok odrzuca chroniony plik PDF
W chronionym pliku kompresja i oczyszczanie zatrzymują się z komunikatem: „Ce PDF est protégé par un mot de passe : retirez d'abord la protection avec Déverrouiller un PDF”. Łączenie z kolei informuje, że plik PDF może być nieprawidłowy lub chroniony. Aby wrócić do pliku już chronionego, zobacz Otwieranie chronionego pliku PDF, którego hasło jest znane.
Ostateczne zabezpieczenie
Chroniony plik otwiera się z wybranym hasłem i ma nadal tę samą liczbę stron. Hasło należy przechowywać osobno od pliku. Ustawienia opisano w Zabezpieczanie pliku PDF hasłem, ograniczenia i dobre nawyki.
Dla jakich teczek
Kandydatura, teczka najmu, wniosek administracyjny lub przetarg: kilka dokumentów do zebrania w jednym lekkim, czystym pliku PDF.
Sprawdzenie przed wysłaniem
- Otwórz plik z hasłem.
- Policz strony: w przykładzie 1 + 3 + 4 = 8.
- Przejrzyj je, aby sprawdzić kolejność i czytelność skanów.
- Sprawdź rozmiar w eksploratorze plików.
Najczęściej zadawane pytania
- W jakiej kolejności łączyć, oczyszczać, kompresować i zabezpieczać?
- Najpierw połączyć, oczyścić, skompresować, a zabezpieczyć na końcu. Chroniony plik PDF nie może już być ani kompresowany, ani oczyszczany.
- Dlaczego oczyszczać po połączeniu?
- Samo łączenie dodaje informacje do pliku, takie jak nazwa silnika i daty.
- Co, jeśli któryś krok odrzuca mój plik PDF?
- Prawdopodobnie jest chroniony: najpierw zdejmij ochronę za pomocą Odblokuj PDF.
- Jak wybrać poziom kompresji?
- W zależności od limitu, który trzeba zachować, opisanego w przewodniku Zmniejszanie pliku PDF poniżej 2 MB, 1 MB lub 500 KB.