Een compleet dossier voorbereiden als pdf
Gepubliceerd op · Bijgewerkt op 3 min leestijd
Een sollicitatiedossier of een administratieve procedure vraagt vaak om één pdf, licht en vrij van onnodige informatie. Er zijn meerdere stappen nodig, en hun volgorde telt: de juiste volgorde bespaart u het opnieuw doen. De regel: samenvoegen, opschonen, comprimeren en daarna beveiligen.
Het dossier in het voorbeeld
Neem een dossier van drie documenten: een brief van één pagina, met een titel, een auteur en trefwoorden; een gescand schrift van 3 pagina's (3,7 MB); en vier foto's die al tot een pdf zijn samengevoegd (3,8 MB), zoals in Foto's of scans samenvoegen tot een enkele pdf.
Het traject en de gewichten
| Stap | Hulpmiddel | Pagina's | Gewicht |
|---|---|---|---|
| Samenvoegen | PDF's samenvoegen | 8 | 7,7 MB |
| Opschonen | PDF opschonen | 8 | 7,7 MB |
| Comprimeren, niveau Gemiddeld | PDF comprimeren | 8 | 3,1 MB |
| Beveiligen | PDF beveiligen | 8 | 3,1 MB |
Op het niveau Laag geeft de compressie 1,8 MB in plaats van 3,1 MB. De keuze van het niveau hangt af van de limiet die u moet respecteren, beschreven in Een pdf verkleinen tot onder 2 MB, 1 MB of 500 KB.
Waarom deze volgorde
- Voeg eerst samen: de volgende stappen worden dan maar één keer gedaan, op één bestand. De volgorde van de toegevoegde bestanden is de volgorde van het dossier, zoals in Pdf's samenvoegen in de juiste volgorde.
- Schoon op na het samenvoegen: het samenvoegen zelf voegt informatie aan het bestand toe.
- Comprimeer vóór het beveiligen: een beveiligde pdf kan niet meer worden gecomprimeerd of opgeschoond.
- Beveilig als laatste, aangezien de beveiliging de andere stappen blokkeert.
Wat het opschonen verwijdert
Het samenvoegen neemt noch de titel, noch de auteur, noch de trefwoorden van de brief over. Wel schrijft het de naam van de engine die het heeft gemaakt en datums in het bestand. Na het opschonen zijn deze velden leeg: de titel, de auteur, het onderwerp, de trefwoorden, de producent en de datums. Het detail staat in Een pdf voorbereiden voordat u hem deelt.
Als een stap een beveiligde pdf weigert
Bij een beveiligd bestand stoppen de compressie en het opschonen met een bericht: "Ce PDF est protégé par un mot de passe : retirez d'abord la protection avec Déverrouiller un PDF". Het samenvoegen meldt op zijn beurt dat de pdf ongeldig of beveiligd kan zijn. Om een al beveiligd bestand weer op te pakken, zie Een beveiligde pdf openen waarvan u het wachtwoord kent.
De uiteindelijke beveiliging
Het beveiligde bestand opent met het wachtwoord dat u hebt gekozen en heeft nog steeds hetzelfde aantal pagina's. Bewaar het wachtwoord gescheiden van het bestand. De instellingen worden beschreven in Een pdf beveiligen met een wachtwoord, grenzen en goede gewoonten.
Voor welke dossiers
Een sollicitatie, een huurdossier, een administratieve aanvraag of een aanbesteding: meerdere documenten om samen te brengen in één lichte, schone pdf.
Controleren voordat u verstuurt
- Open het bestand met het wachtwoord.
- Tel de pagina's: in het voorbeeld 1 + 3 + 4 = 8.
- Loop ze door om de volgorde en de leesbaarheid van de scans te controleren.
- Bekijk het gewicht in de bestandsverkenner.
Veelgestelde vragen
- In welke volgorde samenvoegen, opschonen, comprimeren en beveiligen?
- Eerst samenvoegen, opschonen, comprimeren en als laatste beveiligen. Een beveiligde pdf kan niet meer worden gecomprimeerd of opgeschoond.
- Waarom opschonen na het samenvoegen?
- Het samenvoegen zelf voegt informatie aan het bestand toe, zoals de naam van de engine en datums.
- Wat als een stap mijn pdf weigert?
- Hij is waarschijnlijk beveiligd: verwijder eerst de beveiliging met PDF ontgrendelen.
- Hoe kiest u het compressieniveau?
- Naargelang de limiet die u moet respecteren, beschreven in de gids Een pdf verkleinen tot onder 2 MB, 1 MB of 500 KB.