Een pdf voorbereiden voordat u hem deelt
Gepubliceerd op · Bijgewerkt op 2 min leestijd
Een pdf bevat vaak meer dan u op het scherm ziet: de naam van de auteur, de gebruikte software, datums, opmerkingen bij de pagina's, soms zelfs bijgevoegde bestanden. Voordat u een document naar een klant, een instantie of een vreemde stuurt, kunt u beter weten wat het met zich meedraagt.
Wat zich in een bestand verbergt
Een brief die uit een tekstverwerker is geëxporteerd bevat bijvoorbeeld:
- de titel, de auteur, het onderwerp en de trefwoorden, zoals "Document1.docx" en een gebruikersnaam;
- de software en de producent van de pdf, zoals "Microsoft Word" en "Microsoft: Print To PDF";
- de aanmaak- en wijzigingsdatums;
- een blok metadata in XML, dat soms de auteur herhaalt;
- de opmerkingen op de pagina's;
- bijlagen, bijvoorbeeld een bestand met interne notities.
Lezen vóór het delen
PDF-metadata lezen toont de titel, de auteur, het onderwerp, de trefwoorden, de software, de producent, het aantal pagina's en de datums. Het vertelt u ook of het bestand een XML-blok, opmerkingen of bijlagen bevat.
Opschonen
PDF opschonen wist de titel, de auteur, het onderwerp, de trefwoorden, de software en de datums, en verwijdert het XML-blok en de bijlagen. De opmerkingen op de pagina's blijven in het bestand: lees ze in uw lezer opnieuw vóór het versturen, zo nodig één voor één.
Als laatste lichter maken
Een pdf comprimeren met de optie "Metadata verwijderen" wist ook de velden, de datums en het XML-blok terwijl de afbeeldingen lichter worden, maar het behoudt de bijlagen en de opmerkingen: alleen PDF opschonen verwijdert de bijlagen. Maak het bestand als laatste lichter, zodat u het opschonen niet opnieuw hoeft te doen. De gids Een te zware pdf per e-mail versturen geeft de te verwachten gewichten.
Het resultaat controleren
- Lees het bestand opnieuw met PDF-metadata lezen: geen titel, auteur of software meer.
- Open het en loop de pagina's door.
- Controleer de opmerkingen.
- Bewaar het origineel.
Voor welke verzendingen
Een cv, een offerte, een verslag of een sollicitatie die aan vreemden wordt gestuurd: de naam van de auteur, de software, de datums, de opmerkingen en de bijlagen zijn gemakkelijk te lezen. Een opschoning duurt een paar minuten.
Veelgestelde vragen
- Wat bevat een pdf naast wat u ziet?
- Een titel, een auteur, een onderwerp, trefwoorden, de software, de datums, soms opmerkingen, bijlagen en een blok metadata in XML.
- Verwijdert het opschonen de opmerkingen?
- Nee, de opmerkingen op de pagina's blijven in het bestand: lees ze in uw lezer opnieuw vóór het versturen.
- In welke volgorde schoont en comprimeert u?
- Eerst opschonen, dan als laatste lichter maken, zodat u de stap niet opnieuw hoeft te doen.
- Hoe controleert u of het opschonen heeft gewerkt?
- Lees het bestand opnieuw met PDF-metadata lezen: geen titel, auteur of software meer.