Täydellisen asiakirjakansion valmistelu PDF-muodossa
Julkaistu · Päivitetty 1 min lukuaika
Hakemus- tai asiointikansio vaatii usein yhden PDF:n, kevyen ja ilman tarpeetonta tietoa. Toimintojen hyvä järjestys estää niiden toistamisen: kokoa, puhdista, pakkaa ja suojaa sitten.
Testikansio
Kuvitteellinen kansio yhdistää kolme asiakirjaa: yksisivuinen kirje, jossa on otsikko, tekijä ja avainsanat; skannattu 3-sivuinen muistikirja (3,7 Mt); ja neljä valokuvaa, jotka on jo koottu PDF:ksi (3,8 Mt), kuten oppaassa Valokuvien tai skannausten kokoaminen yhdeksi PDF-tiedostoksi.
Kulku ja mittaukset
| Vaihe | Työkalu | Sivut | Paino |
|---|---|---|---|
| Kokoaminen | Yhdistä PDF | 8 | 7,7 MB |
| Puhdistus | Puhdista PDF | 8 | 7,7 MB |
| Pakkaus, taso Keskitaso | Pakkaa PDF | 8 | 3,1 MB |
| Suojaus | Suojaa PDF | 8 | 3,1 MB |
Tasolla Matala pakkaus antaa 1,8 Mt eikä 3,1 Mt. Tason valinta riippuu noudatettavasta rajasta, jota kuvataan oppaassa PDF-tiedoston pienentäminen alle 2 Mt, 1 Mt tai 500 kt.
Miksi tämä järjestys
- Kokoa ensin: seuraavat vaiheet tehdään vain kerran, yhdelle tiedostolle. Lisättyjen tiedostojen järjestys on kansion järjestys, kuten oppaassa PDF-tiedostojen yhdistäminen oikeassa järjestyksessä.
- Puhdista kokoamisen jälkeen: yhdistäminen lisää itse tietoa tiedostoon.
- Pakkaa ennen suojaamista: suojattua PDF:ää ei voi enää pakata eikä puhdistaa.
- Suojaa viimeiseksi, koska suojaus estää muut toiminnot.
Mitä puhdistus poisti
Yhdistäminen ei siirtänyt kirjeen otsikkoa, tekijää eikä avainsanoja. Se kirjoitti kuitenkin tiedostoon sen tuottaneen moottorin nimen ja päivämäärät. Puhdistuksen jälkeen nämä kentät ovat tyhjiä: otsikko, tekijä, aihe, avainsanat, tuottaja ja päivämäärät. Yksityiskohdat ovat oppaassa PDF-tiedoston valmistelu ennen jakamista.
Kun vaihe hylkää suojatun PDF:n
Suojatulla kansiolla pakkaus ja puhdistus pysähtyvät ilmoitukseen: ”Ce PDF est protégé par un mot de passe : retirez d’abord la protection avec Déverrouiller un PDF”. Yhdistäminen puolestaan näyttää, että PDF on ehkä virheellinen tai suojattu. Jos haluat palata jo suojattuun kansioon, katso Suojatun PDF-tiedoston avaaminen, kun tunnet salasanan.
Lopullinen suojaus
Suojattu kansio aukeaa valitulla salasanalla ja sisältää edelleen 8 sivua. Säilytä salasana erillään tiedostosta. Asetukset kuvataan oppaassa PDF-tiedoston suojaaminen salasanalla, rajat ja hyvät tavat.
Tarkistus ennen lähettämistä
- Avaa kansio salasanalla.
- Laske sivut: tässä 1 + 3 + 4 = 8.
- Selaa ne läpi tarkistaaksesi järjestyksen ja skannausten luettavuuden.
- Katso paino tiedostonhallinnasta.