PDF-tiedoston valmistelu ennen jakamista
Julkaistu · Päivitetty 1 min lukuaika
PDF sisältää usein enemmän kuin näkyy: tekijän nimen, ohjelman, päivämäärät, kommentit, liitteet. Viisi tarkistusta valmistelee sen ennen lähettämistä.
Mitä tiedostossa piilee
Kokeissa käytetään kuvitteellista kirjettä, joka on viety niin kuin tekstinkäsittelyohjelma sen tekisi.
- Otsikko, tekijä, aihe ja avainsanat: tässä ”Document1.docx” ja ”m.durand”.
- PDF:n ohjelma ja tuottaja: ”Microsoft Word” ja ”Microsoft: Print To PDF”.
- Luomis- ja muokkauspäivämäärät.
- XML-muotoinen metatietolohko, joka toistaa joskus tekijän.
- Sivuille jätetyt kommentit.
- Liitteet: tässä sisäisten muistiinpanojen tiedosto.
Lue ennen jakamista
Lue PDF-metatiedot näyttää otsikon, tekijän, aiheen, avainsanat, ohjelman, tuottajan, sivut ja päivämäärät. Se kertoo myös, sisältääkö tiedosto XML-lohkon, kommentteja tai liitteitä.
Puhdista
Puhdista PDF poistaa otsikon, tekijän, aiheen, avainsanat, ohjelman ja päivämäärät sekä XML-lohkon ja liitteet. Sivuille jätetyt kommentit jäävät tiedostoon: lue ne lukuohjelmassa ennen lähettämistä.
Keventäminen viimeiseksi
Pakkaa PDF valinnalla ”Poista metatiedot” poistaa myös kentät, päivämäärät ja XML-lohkon keventäessään kuvia, mutta säilyttää liitteet ja kommentit: liitteet poistaa vain Puhdista PDF. Tee tämä vaihe viimeiseksi, ettei sitä tarvitse tehdä uudelleen. Opas Liian raskaan PDF-tiedoston lähettäminen sähköpostilla kertoo, mitä painoja voi odottaa.
Tuloksen tarkistus
- Lue tiedosto uudelleen työkalulla Lue PDF-metatiedot: ei enää otsikkoa, tekijää eikä ohjelmaa.
- Avaa se ja selaa sivut.
- Tarkista kommentit.
- Säilytä alkuperäinen.