Preparar un expediente completo en PDF
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Un expediente de candidatura o de trámite administrativo pide a menudo un solo PDF, ligero y sin información inútil. Hacen falta varios pasos y su orden cuenta: el orden correcto evita repetirlos. La regla: montar, limpiar, comprimir y proteger.
El expediente del ejemplo
Tomemos un expediente hecho de tres documentos: una carta de una página, que lleva título, autor y palabras clave; un cuaderno escaneado de 3 páginas (3,7 MB); y cuatro fotos ya montadas en un PDF (3,8 MB), como en Juntar fotos o escaneos en un solo PDF.
El recorrido y los pesos
| Paso | Herramienta | Páginas | Peso |
|---|---|---|---|
| Montar | Unir PDF | 8 | 7,7 MB |
| Limpiar | Limpiar PDF | 8 | 7,7 MB |
| Comprimir, nivel Medio | Comprimir PDF | 8 | 3,1 MB |
| Proteger | Proteger PDF | 8 | 3,1 MB |
En el nivel Bajo, la compresión da 1,8 MB en lugar de 3,1 MB. La elección del nivel depende del límite que haya que respetar, detallado en Reducir un PDF por debajo de 2 MB, 1 MB o 500 KB.
Por qué este orden
- Montar primero: los pasos siguientes se hacen entonces una sola vez, sobre un solo archivo. El orden de los archivos añadidos es el orden del expediente, como en Unir PDF en el orden correcto.
- Limpiar después del montaje: la unión añade por sí misma información al archivo.
- Comprimir antes de proteger: un PDF protegido ya no puede comprimirse ni limpiarse.
- Proteger en último lugar, puesto que la protección bloquea los demás pasos.
Lo que quita la limpieza
La unión no recoge ni el título, ni el autor, ni las palabras clave de la carta. En cambio, escribe en el archivo el nombre del motor que lo produjo y fechas. Tras la limpieza, estos campos quedan vacíos: el título, el autor, el asunto, las palabras clave, el productor y las fechas. El detalle está en Preparar un PDF antes de compartirlo.
Cuando un paso rechaza un PDF protegido
En un expediente protegido, la compresión y la limpieza se detienen con un mensaje: «Ce PDF est protégé par un mot de passe : retirez d'abord la protection avec Déverrouiller un PDF». La unión, por su parte, indica que el PDF quizá no es válido o está protegido. Para retomar un expediente ya protegido, consulte Abrir un PDF protegido cuya contraseña conoce.
La protección final
El expediente protegido se abre con la contraseña elegida y sigue teniendo el mismo número de páginas. Guarde la contraseña separada del archivo. Los ajustes se describen en Proteger un PDF con contraseña, límites y buenos hábitos.
Para qué expedientes
Una candidatura, un expediente de alquiler, una solicitud administrativa o una licitación: varios documentos que reunir en un solo PDF ligero y limpio.
Comprobar antes de enviar
- Abra el expediente con la contraseña.
- Cuente las páginas: en el ejemplo, 1 + 3 + 4 = 8.
- Recórralas para comprobar el orden y la legibilidad de los escaneos.
- Mire el peso en el explorador de archivos.
Preguntas frecuentes
- ¿En qué orden montar, limpiar, comprimir y proteger?
- Montar primero, limpiar, comprimir y proteger en último lugar. Un PDF protegido ya no puede comprimirse ni limpiarse.
- ¿Por qué limpiar después del montaje?
- La unión añade por sí misma información al archivo, como el nombre del motor y fechas.
- ¿Qué hacer si un paso rechaza mi PDF?
- Seguramente está protegido: quite antes la protección con Desbloquear PDF.
- ¿Cómo elegir el nivel de compresión?
- Según el límite que haya que respetar, detallado en la guía Reducir un PDF por debajo de 2 MB, 1 MB o 500 KB.