Preparar un PDF antes de compartirlo
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Un PDF contiene a menudo más de lo que se ve en pantalla: el nombre del autor, el programa utilizado, fechas, comentarios dejados en las páginas, a veces incluso archivos adjuntos. Antes de enviar un documento a un cliente, a una administración o a un desconocido, más vale saber lo que lleva consigo.
Lo que se esconde en un archivo
Una carta exportada desde un procesador de textos contiene, por ejemplo:
- el título, el autor, el asunto y las palabras clave, como «Document1.docx» y un nombre de usuario;
- el programa y el productor del PDF, como «Microsoft Word» y «Microsoft: Print To PDF»;
- las fechas de creación y de modificación;
- un bloque de metadatos en XML, que a veces repite el autor;
- los comentarios puestos en las páginas;
- los archivos adjuntos, por ejemplo un archivo de notas internas.
Leer antes de compartir
Leer metadatos PDF muestra el título, el autor, el asunto, las palabras clave, el programa, el productor, el número de páginas y las fechas. También indica si el archivo contiene un bloque XML, comentarios o archivos adjuntos.
Limpiar
Limpiar PDF borra el título, el autor, el asunto, las palabras clave, el programa y las fechas, y elimina el bloque XML y los archivos adjuntos. Los comentarios puestos en las páginas permanecen en el archivo: revíselos en su lector antes del envío, uno por uno si hace falta.
Aligerar en último lugar
Comprimir un PDF con la opción «Eliminar metadatos» también borra los campos, las fechas y el bloque XML aligerando las imágenes, pero conserva los archivos adjuntos y los comentarios: solo Limpiar PDF elimina los archivos adjuntos. Haga el aligerado al final, para no tener que repetir la limpieza. La guía Enviar por correo un PDF demasiado pesado da los pesos esperables.
Controlar el resultado
- Vuelva a leer el archivo con Leer metadatos PDF: ni título, ni autor, ni programa.
- Ábralo y recorra las páginas.
- Compruebe los comentarios.
- Conserve el original.
Para qué envíos
Un currículum, un presupuesto, un informe o una candidatura enviados a desconocidos: el nombre del autor, el programa, las fechas, los comentarios y los archivos adjuntos se leen con facilidad. Una limpieza lleva unos minutos.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué contiene un PDF además de lo que se ve?
- Un título, un autor, un asunto, palabras clave, el programa, las fechas, a veces comentarios, archivos adjuntos y un bloque de metadatos en XML.
- ¿La limpieza elimina los comentarios?
- No, los comentarios puestos en las páginas permanecen en el archivo: revíselos en su lector antes del envío.
- ¿En qué orden limpiar y comprimir?
- Limpie y aligere al final, para no repetir el paso.
- ¿Cómo comprobar que la limpieza ha funcionado?
- Vuelva a leer el archivo con Leer metadatos PDF: ni título, ni autor, ni programa.