Preparare un PDF prima di condividerlo
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Un PDF contiene spesso più di quanto si veda a schermo: il nome dell'autore, il software usato, le date, i commenti lasciati sulle pagine, a volte persino file allegati. Prima di inviare un documento a un cliente, a un'amministrazione o a uno sconosciuto, è meglio sapere che cosa si porta dietro.
Che cosa si nasconde in un file
Una lettera esportata da un programma di videoscrittura contiene, per esempio:
- il titolo, l'autore, l'oggetto e le parole chiave, come «Document1.docx» e un nome utente;
- il software e il produttore del PDF, come «Microsoft Word» e «Microsoft: Print To PDF»;
- le date di creazione e di modifica;
- un blocco di metadati in XML, che a volte ripete l'autore;
- i commenti posti sulle pagine;
- gli allegati, per esempio un file di appunti interni.
Leggere prima di condividere
Leggere metadati PDF mostra il titolo, l'autore, l'oggetto, le parole chiave, il software, il produttore, il numero di pagine e le date. Dice anche se il file contiene un blocco XML, dei commenti o degli allegati.
Ripulire
Pulire PDF cancella il titolo, l'autore, l'oggetto, le parole chiave, il software e le date, e toglie il blocco XML e gli allegati. I commenti posti sulle pagine restano nel file: rileggeteli nel vostro lettore prima dell'invio, uno per uno se necessario.
Alleggerire per ultimo
Comprimere un PDF con l'opzione «Rimuovi metadati» cancella anch'essa i campi, le date e il blocco XML alleggerendo le immagini, ma conserva gli allegati e i commenti: solo Pulire PDF toglie gli allegati. Fate l'alleggerimento alla fine, così non dovete rifare la pulizia. La guida Inviare per e-mail un PDF troppo pesante dà i pesi da aspettarsi.
Verificare il risultato
- Rileggete il file con Leggere metadati PDF: niente più titolo, autore o software.
- Apritelo e scorrete le pagine.
- Verificate i commenti.
- Conservate l'originale.
Per quali invii
Un CV, un preventivo, un rapporto o una candidatura inviati a sconosciuti: il nome dell'autore, il software, le date, i commenti e gli allegati si leggono facilmente. Una pulizia richiede pochi minuti.
Domande frequenti
- Che cosa contiene un PDF oltre a ciò che si vede?
- Un titolo, un autore, un oggetto, parole chiave, il software, le date, a volte commenti, allegati e un blocco di metadati in XML.
- La pulizia toglie i commenti?
- No, i commenti posti sulle pagine restano nel file: rileggeteli nel vostro lettore prima dell'invio.
- In quale ordine ripulire e comprimere?
- Ripulire, poi alleggerire per ultimo, così non dovete rifare il passaggio.
- Come si verifica che la pulizia abbia funzionato?
- Rileggete il file con Leggere metadati PDF: niente più titolo, autore o software.