Подготовка полного пакета документов в PDF
Опубликовано · Обновлено 2 мин чтения
Для заявки или административной процедуры часто требуется один PDF, лёгкий и без лишних сведений. Нужно несколько шагов, и их порядок важен: правильный порядок избавляет от повторов. Правило: объединить, очистить, сжать, затем защитить.
Пакет из примера
Возьмём пакет из трёх документов: письма на одну страницу, несущего заголовок, автора и ключевые слова; отсканированной тетради на 3 страницы (3,7 МБ); и четырёх фотографий, уже собранных в PDF (3,8 МБ), как в Сборка фотографий или сканов в один PDF.
Путь и вес
| Шаг | Инструмент | Страницы | Вес |
|---|---|---|---|
| Объединить | Объединить PDF | 8 | 7,7 MB |
| Очистить | Очистить PDF | 8 | 7,7 MB |
| Сжать, уровень «Среднее» | Сжать PDF | 8 | 3,1 MB |
| Защитить | Защитить PDF | 8 | 3,1 MB |
На уровне «Низкое» сжатие даёт 1,8 МБ вместо 3,1 МБ. Выбор уровня зависит от ограничения, которое нужно соблюсти, описанного в Уменьшение PDF до 2 МБ, 1 МБ или 500 КБ.
Почему такой порядок
- Сначала объедините: следующие шаги тогда выполняются один раз, на одном файле. Порядок добавленных файлов это порядок пакета, как в Объединение PDF в правильном порядке.
- Очищайте после объединения: само объединение добавляет сведения в файл.
- Сжимайте до защиты: защищённый PDF уже нельзя ни сжать, ни очистить.
- Защищайте в последнюю очередь, так как защита блокирует остальные шаги.
Что удаляет очистка
Объединение не переносит ни заголовок, ни автора, ни ключевые слова письма. Зато оно записывает в файл название создавшей его программы и даты. После очистки эти поля пусты: заголовок, автор, тема, ключевые слова, производитель и даты. Подробности в Подготовка PDF перед тем, как им поделиться.
Когда шаг отвергает защищённый PDF
На защищённом файле сжатие и очистка останавливаются с сообщением: «Ce PDF est protégé par un mot de passe : retirez d'abord la protection avec Déverrouiller un PDF». Объединение же сообщает, что PDF может быть повреждён или защищён. Чтобы вернуться к уже защищённому файлу, см. Открытие защищённого PDF, пароль от которого вам известен.
Окончательная защита
Защищённый файл открывается с выбранным вами паролем и по-прежнему содержит то же число страниц. Храните пароль отдельно от файла. Настройки описаны в Защита PDF паролем: ограничения и хорошие привычки.
Для каких пакетов
Заявка, пакет документов на аренду, административный запрос или тендер: несколько документов, которые нужно собрать в один лёгкий, чистый PDF.
Проверка перед отправкой
- Откройте файл с паролем.
- Посчитайте страницы: в примере 1 + 3 + 4 = 8.
- Пролистайте их, чтобы проверить порядок и читаемость сканов.
- Посмотрите вес в проводнике.
Часто задаваемые вопросы
- В каком порядке объединять, очищать, сжимать и защищать?
- Сначала объединить, очистить, сжать, а защитить в последнюю очередь. Защищённый PDF уже нельзя ни сжать, ни очистить.
- Почему очищать после объединения?
- Само объединение добавляет сведения в файл, например название программы и даты.
- Что, если какой-то шаг отвергает мой PDF?
- Скорее всего, он защищён: сначала снимите защиту с помощью «Разблокировать PDF».
- Как выбрать уровень сжатия?
- По ограничению, которое нужно соблюсти, описанному в руководстве Уменьшение PDF до 2 МБ, 1 МБ или 500 КБ.