Подготовка PDF перед тем, как им поделиться
Опубликовано · Обновлено 2 мин чтения
PDF часто содержит больше, чем видно на экране: имя автора, использованную программу, даты, комментарии, оставленные на страницах, иногда даже приложенные файлы. Прежде чем отправлять документ клиенту, ведомству или незнакомцу, лучше знать, что он несёт с собой.
Что скрывается в файле
Письмо, экспортированное из текстового редактора, содержит, например:
- заголовок, автора, тему и ключевые слова, такие как «Document1.docx» и имя пользователя;
- программу и производителя PDF, такие как «Microsoft Word» и «Microsoft: Print To PDF»;
- даты создания и изменения;
- блок метаданных в XML, который иногда повторяет автора;
- комментарии, размещённые на страницах;
- вложения, например файл с внутренними заметками.
Прочитать до отправки
«Читать метаданные PDF» показывает заголовок, автора, тему, ключевые слова, программу, производителя, число страниц и даты. Он также сообщает, содержит ли файл блок XML, комментарии или вложения.
Очистить
«Очистить PDF» стирает заголовок, автора, тему, ключевые слова, программу и даты, а также удаляет блок XML и вложения. Комментарии, размещённые на страницах, остаются в файле: перед отправкой перечитайте их в вашей программе просмотра, при необходимости по одному.
Облегчить в последнюю очередь
Сжатие PDF с опцией «Удалить метаданные» тоже стирает поля, даты и блок XML, облегчая изображения, но сохраняет вложения и комментарии: только «Очистить PDF» удаляет вложения. Облегчение делайте в конце, чтобы не повторять очистку. Руководство Как отправить слишком тяжёлый PDF по электронной почте даёт ожидаемые значения веса.
Проверка результата
- Прочитайте файл снова с помощью «Читать метаданные PDF»: заголовка, автора и программы больше нет.
- Откройте его и пролистайте страницы.
- Проверьте комментарии.
- Сохраните оригинал.
Для каких отправок
Резюме, смета, отчёт или заявка, отправленные незнакомым людям: имя автора, программа, даты, комментарии и вложения легко читаются. Очистка занимает несколько минут.
Часто задаваемые вопросы
- Что содержит PDF помимо того, что видно?
- Заголовок, автора, тему, ключевые слова, программу, даты, иногда комментарии, вложения и блок метаданных в XML.
- Удаляет ли очистка комментарии?
- Нет, комментарии, размещённые на страницах, остаются в файле: перед отправкой перечитайте их в вашей программе просмотра.
- В каком порядке очищать и сжимать?
- Сначала очистить, затем облегчить в последнюю очередь, чтобы не повторять шаг.
- Как проверить, что очистка сработала?
- Прочитайте файл снова с помощью «Читать метаданные PDF»: заголовка, автора и программы больше нет.