Préparer un PDF avant de le partager
Publié le · Mis à jour le 2 min de lecture
Un PDF contient souvent plus que ce que l’on voit à l’écran : le nom de l’auteur, le logiciel utilisé, des dates, des commentaires laissés sur les pages, parfois même des fichiers joints. Avant d’envoyer un document à un client, à une administration ou à un inconnu, il vaut mieux savoir ce qu’il emporte avec lui.
Ce qui se cache dans un fichier
Une lettre exportée depuis un traitement de texte contient par exemple :
- le titre, l’auteur, le sujet et les mots-clés, comme « Document1.docx » et un nom d’utilisateur ;
- le logiciel et le producteur du PDF, comme « Microsoft Word » et « Microsoft: Print To PDF » ;
- les dates de création et de modification ;
- un bloc de métadonnées en XML, qui répète parfois l’auteur ;
- les commentaires posés sur les pages ;
- les pièces jointes, par exemple un fichier de notes internes.
Lire avant de partager
Métadonnées PDF affiche le titre, l’auteur, le sujet, les mots-clés, le logiciel, le producteur, le nombre de pages et les dates. Il indique aussi si le fichier contient un bloc XML, des commentaires ou des pièces jointes.
Nettoyer
Nettoyer un PDF efface le titre, l’auteur, le sujet, les mots-clés, le logiciel et les dates, et retire le bloc XML et les pièces jointes. Les commentaires posés sur les pages restent dans le fichier : relisez-les dans votre lecteur avant l’envoi, un par un si nécessaire.
Alléger en dernier
Compresser un PDF avec l’option « Supprimer les métadonnées » efface aussi les champs, les dates et le bloc XML tout en allégeant les images, mais il garde les pièces jointes et les commentaires : seul Nettoyer un PDF retire les pièces jointes. Faites l’allègement à la fin, pour ne pas devoir refaire le nettoyage. Le guide Envoyer un PDF trop lourd par e-mail donne les poids à attendre.
Contrôler le résultat
- Relisez le fichier avec Métadonnées PDF : plus de titre, d’auteur ni de logiciel.
- Ouvrez-le et parcourez les pages.
- Vérifiez les commentaires.
- Conservez l’original.
Pour quels envois
Un CV, un devis, un rapport ou une candidature envoyés à des inconnus : le nom d’auteur, le logiciel, les dates, les commentaires et les pièces jointes se lisent facilement. Un nettoyage prend quelques minutes.
Questions fréquentes
- Que contient un PDF en plus de ce que l’on voit ?
- Un titre, un auteur, un sujet, des mots-clés, le logiciel, les dates, parfois des commentaires, des pièces jointes et un bloc de métadonnées en XML.
- Le nettoyage retire-t-il les commentaires ?
- Non, les commentaires posés sur les pages restent dans le fichier : relisez-les dans votre lecteur avant l’envoi.
- Dans quel ordre nettoyer et compresser ?
- Nettoyez, puis allégez en dernier, pour ne pas refaire l’étape.
- Comment vérifier que le nettoyage a marché ?
- Relisez le fichier avec Métadonnées PDF : plus de titre, d’auteur ni de logiciel.