書類一式をPDFとして準備する
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申請や手続きの書類は、軽くて不要な情報のない1つのPDFを求められることがよくあります。手順の順番を正しくすれば、やり直さずに済みます。まとめる、クリーンアップする、圧縮する、保護する。
テスト用の書類
自作の書類一式は、3つの文書を組み合わせたものです。タイトル、作成者、キーワードを持つ1ページの手紙、スキャンした3ページのノート（3.7 MB）、そして写真やスキャンを1つのPDFにまとめるのようにすでにPDFにまとめた4枚の写真（3.8 MB）。
手順と測定
| 手順 | ツール | ページ数 | サイズ |
|---|---|---|---|
| まとめる | PDFを結合 | 8 | 7,7 MB |
| クリーンアップする | PDFをクリーンアップ | 8 | 7,7 MB |
| 圧縮、中レベル | PDFを圧縮 | 8 | 3,1 MB |
| 保護する | PDFをパスワード保護 | 8 | 3,1 MB |
低レベルでは、圧縮の結果は3.1 MBではなく1.8 MBになります。レベルの選び方は守るべき上限によります。詳しくはPDFを2 MB、1 MB、500 KB以下にするをご覧ください。
なぜこの順番か
- まず、まとめます。以降の手順は、1つのファイルに対して1回だけ行えば済みます。追加したファイルの順番が、ファイルの順番です。PDFを正しい順番で結合するのとおりです。
- まとめたあとでクリーンアップします。結合そのものが、ファイルに情報を追加するからです。
- 保護する前に圧縮します。保護されたPDFは、もう圧縮もクリーンアップもできません。
- 保護は最後です。保護は、ほかの手順を妨げるからです。
クリーンアップが取り除いたもの
結合では、手紙のタイトルも作成者もキーワードも引き継がれませんでした。ただし、それを作ったエンジンの名前と日付はファイルに書き込まれました。クリーンアップのあとは、これらのフィールドが空になります。タイトル、作成者、件名、キーワード、作成元プログラム、日付です。詳細は共有する前にPDFを準備するにあります。
保護されたPDFを手順が拒むとき
保護されたファイルでは、圧縮とクリーンアップがメッセージとともに止まります。「Ce PDF est protégé par un mot de passe : retirez d’abord la protection avec Déverrouiller un PDF」。結合では、PDFが無効または保護されている可能性があると表示されます。すでに保護されたファイルを再開するには、パスワードがわかっている保護されたPDFを開くをご覧ください。
最後の保護
保護されたファイルは、選んだパスワードで開き、8ページのままです。パスワードはファイルとは別に保管します。設定については、パスワードでPDFを保護する、制限と良い習慣で説明しています。
送る前に確認する
- パスワードでファイルを開きます。
- ページ数を数えます。ここでは1 + 3 + 4 = 8です。
- めくって、順番とスキャンの読みやすさを確かめます。
- ファイルエクスプローラーでサイズを見ます。