共有する前にPDFを準備する
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PDFには、見えているよりも多くのものが入っていることがよくあります。作成者の名前、ソフトウェア、日付、コメント、添付ファイル。送る前に5つの確認をして準備します。
ファイルに隠れているもの
テストには、ワープロが書き出したのと同じように書き出した、自作の手紙を使いました。
- タイトル、作成者、件名、キーワード。ここでは「Document1.docx」と「m.durand」です。
- PDFを作ったソフトウェアと作成元プログラム。「Microsoft Word」と「Microsoft: Print To PDF」です。
- 作成日と更新日。
- XML形式のメタデータのブロック。作成者が重ねて入っていることもあります。
- ページに付けられたコメント。
- 添付ファイル。ここでは社内メモのファイルです。
共有する前に読む
PDFメタデータを読み取りは、タイトル、作成者、件名、キーワード、ソフトウェア、作成元プログラム、ページ数、日付を表示します。XMLのブロック、コメント、添付ファイルがあるかどうかも分かります。
クリーンアップする
PDFをクリーンアップは、タイトル、作成者、件名、キーワード、ソフトウェア、日付を消し、XMLのブロックと添付ファイルを取り除きます。ページに付けたコメントはファイルに残ります。送る前に、リーダーで読み直してください。
軽くするのは最後
「メタデータを削除」を付けたPDFを圧縮も、フィールド、日付、XMLのブロックを消しながら画像を軽くしますが、添付ファイルとコメントは残します。添付ファイルを取り除くのはPDFをクリーンアップだけです。やり直さずに済むよう、この手順は最後に行います。ガイド重すぎるPDFをメールで送るに、期待できるサイズが載っています。
結果を確認する
- PDFメタデータを読み取りでファイルを読み直します。タイトル、作成者、ソフトウェアはもうないはずです。
- 開いて、ページをめくります。
- コメントを確認します。
- 元のファイルは取っておきます。