Как отправить слишком тяжёлый PDF по электронной почте
Опубликовано · Обновлено 3 мин чтения
Gmail и Outlook.com отвергают письмо, превышающее 25 МБ. Когда PDF слишком тяжёл, друг за другом идут четыре шага: убрать страницы, облегчить изображения, при необходимости разделить на две части, затем проверить результат.
Что принимает почтовая служба
Gmail принимает 25 МБ при отправке с личной учётной записи. Сверх этого он убирает вложение и заменяет его ссылкой на Диск. Outlook.com ограничивает 25 МБ всё письмо целиком, включая текст. Вложение кодируется для почты, что увеличивает его примерно на треть: PDF в 20 МБ уже может быть отвергнут. А у почтового ящика получателя может быть и более низкий предел, чем у вашего.
Что весит в файле
Возьмём отчёт на десять страниц весом 7,9 МБ. Девять страниц содержат фотографию, лишь одна нет. Именно эти изображения создают вес: документ из пяти страниц вовсе без изображений весит около 4 КБ. Прежде чем что-либо уменьшать, найдите страницы с фотографиями.
Убрать то, что не просили
Приложение, обложка или серия презентационных фотографий иногда не обязательно должны уходить. С помощью «Удалить страницы» введите номера для удаления, например 2,4,6,8. Отчёт переходит с 10 до 6 страниц и с 7,9 МБ до 4,6 МБ, на 42 % меньше, без изменения оставшихся страниц. Исходный файл не изменяется.
Облегчить изображения
На шести оставшихся страницах «Сжать PDF» даёт 0,2 МБ на низком уровне, 0,5 МБ на среднем и 2,2 МБ на высоком. Текст и ссылки остаются активными. Руководство Как выбрать уровень сжатия PDF объясняет, что каждый уровень меняет на экране.
| Шаг | Страницы | Вес |
|---|---|---|
| Исходный файл | 10 | 7,9 MB |
| После удаления 4 страниц | 6 | 4,6 MB |
| Затем низкое сжатие | 6 | 0,2 MB |
| Затем среднее сжатие | 6 | 0,5 MB |
| Затем высокое сжатие | 6 | 2,2 MB |
Разделить на две отправки
Если файл всё ещё слишком большой, «Разделить PDF» разбивает его на несколько файлов. Введя 1-5,6-10, вы получите два PDF в архиве ZIP: страницы с 1 по 5 весят 3,7 МБ, страницы с 6 по 10 весят 4,3 МБ. Каждая часть это полноценный PDF, который можно открыть отдельно.
Итог, 8,0 МБ, остаётся близким к исходному: разделение ничего не уменьшает, оно распределяет вес. Пронумеруйте два письма и скажите человеку, в каком порядке их читать.
Для каких почтовых служб
Gmail и Outlook.com отвергают письма больше 25 МБ, включая закодированное вложение. У почтового ящика получателя может быть более низкий предел.
Проверка перед отправкой
- Посмотрите вес файла в своей папке. Чтобы после кодирования остаться ниже 25 МБ, стремитесь к менее чем 18 МБ на письмо.
- Откройте полученный PDF и пролистайте все страницы: чёткие фотографии, читаемый текст.
- Щёлкните по ссылке, если она есть.
- Посчитайте страницы.
- Сохраните оригинал.
Часто задаваемые вопросы
- Каков предел вложения в Gmail?
- 25 МБ при отправке с личной учётной записи. Сверх этого Gmail заменяет вложение ссылкой на Диск.
- Почему PDF в 20 МБ отвергается?
- Вложение кодируется для почты, что увеличивает его примерно на треть. Стремитесь к менее чем 18 МБ на письмо.
- Что делать, если PDF всё ещё слишком большой?
- Уберите лишние страницы, облегчите изображения, затем разделите документ на несколько отправок.
- Уменьшает ли разделение PDF его вес?
- Нет, оно распределяет вес по нескольким файлам.